Geschützt: Freelancer-Guide

Bitte bearbeiten Sie den Auftrag nicht, bis wir den Auftrag mit folgendem Wortlaut offiziell an Sie vergeben haben:

„hiermit bestätigen wir Ihnen die Erteilung dieses Auftrags. Bei Fragen können Sie sich jederzeit an uns wenden, wir helfen Ihnen gerne weiter.
Bitte bestätigen Sie die Email.“
Wenn Sie sich um einen Auftrag bewerben und wir diesen Ihnen erteilen, müssen Sie diesen bestätigen. Wird dieser Auftrag nicht zeitnah bestätigt, so können wir Ihnen den Auftrag entziehen, um eine termintreue Abwicklung nicht zu gefährden. Wie lange es dauert bis der Auftrag bestätigt wird, ist grundsätzlich vom Auftraggeber abhängig.
Wenn Sie sich innerhalb von 24 h, nachdem Sie die Auftragsvorstellung erhalten haben, um den Auftrag beworben haben, hat der zeitlicher Faktor keinen Einfluss auf die Vergabe.

Sollten Sie keine Rückmeldung zu diesem Auftrag erhalten, so wurde dieser entweder bereits vergeben oder nicht vom Kunden bestätigt. Bei über 400 Freelancern können wir aus zeitlichen Gründen keine Absagen verschicken. Bitte haben Sie dafür Verständnis.

Anschließend sollen zu den von uns vereinbarten Deadlines umfangsgemäße Lieferungen erfolgen. Werden bei einem Werk 4 Teillieferungen und eine Endlieferung vereinbart, so sollte zu jeder TL ca. 20 % des Umfangs geliefert werden. Somit sollte bei der 1. TL nicht bereits 50% des vollen Umfangs geliefert werden, da der Kunde ggf. keinen Einfluss auf die Arbeit mehr nehmen kann.

Jede TL wird an den Kunden geschickt, damit dieser Feedback und ggf. noch Wünsche bzgl. der weiteren Bearbeitung nennen kann. Währenddessen können Sie schon mit der Bearbeitung fortfahren, inwiefern Sie nicht von uns gebeten werden, auf das Feedback zu warten.
Falls der Kunde Änderungswünsche hat, leiten wir diese an Sie weiter. Sollten Sie Fragen zu den Änderungswünschen oder generelle Fragen haben, so stellen Sie bitte diese uns. Wir leiten diese dann an den Kunden weiter bzw. beantworten sie selber.

Falls Sie konkrete Fragen an den Kunden haben bzw. Feedback o. ä. geben möchten, schicken Sie uns diese in Anführungszeichen beginnend mit den Worten „an den Kunden:“IHR TEXT“, sodass wir sofort wissen, welche Inhalte an den Kunden weitergeleitet werden müssen. Sollten bei der Bearbeitung Probleme auftreten, so informieren Sie uns bitte möglichst zeitnah, damit wir gemeinsam eine Lösung finden können. Wenn Sie mehr als 1 Auftrag bearbeiten, achten Sie stets darauf die Aufträge voneinander zu trennen, d. h. nehmen Sie keine Stellung zu 2 Aufträgen in einer Email, da dies zu Missverständnissen führen kann.

Grundsätzlich soll in jedem BetreffAuftrag Auftragsnummerstehen, z. B. beim Auftrag 1043 muss der Betreff „Auftrag 1043“ lauten. Bitte verzichten Sie auf andere Bezeichnungen. Bei den gelieferteren Teillieferungen muss im Dateinamen die jeweilige TL angegeben werden, d. h. bei der 3. Teillieferung vom Auftrag 1043 muss die Datei folgendermaßen abgespeichert werden: „Auftrag 1043 TL3“. Bitte verzichten Sie auf Namen, Datum und weitere Kennzeichnungen.

Die fertigen Dateien (Endlieferung) sollten folgendermaßen benannt werden: Auftrag Auftragsnummer EL, z. B. beim Auftrag 1043 muss die Datei als „Auftrag 1043 EL“ abgespeichert werden. Auf Zusätze wie z. B. Endlieferung sollte verzichtet werden.

Die nachfolgenden Bestandteile müssen Rechnungen nach § 14 Abs. 5 UStG enthalten. Eine besondere Form ist für Rechnungen nicht vorgesehen; der Rechnungsaussteller (Sie) ist insoweit frei in der Gestaltung – Hauptsache, die besagten Rechnungsbestandteile sind enthalten.
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen von Vorschussrechnungen den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

Ein Beispiel wie eine ordentliche Rechnung auszusehen hat, finden Sie hier:

Excel Rechnung Beispiel

PDF Rechnung Beispiel

(gelb markierte Elemente sind obligatorische Bestandteile einer Rechnung; grün markierte Elemente dürfen gerne angeführt werden, sind aber keine Voraussetzung)

Bei Leistungen von Freelancern aus dem Ausland (sowohl EU als auch Drittland) sind die Rechnungen ohne Umsatzsteuer auszustellen mit dem Hinweis „reverse charge“. In EU-Fällen muss die USt-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers (sieheImpressum) auf der betreffenden Rechnung vermerkt sein.

Was das Leistungsdatum betrifft, so wird es von der Finanzverwaltung (noch) akzeptiert, wenn die Rechnung den Hinweis enthält, dass das Rechnungsdatum dem Leistungsdatum entspricht (dieser Hinweis ist auch durchaus üblich und wird oft auf Rechnungen verwendet), allerdings ist dies umstritten und kann u.U. irgendwann nicht mehr anerkannt werden. Am besten ist es daher, das Leistungsdatum separat auszuweisen. Die Angabe des Monats der Leistungserbringung ist ausreichend (bspw. Oktober 2016 oder 10/2016).
Bei Zeitraumangaben reicht die Angabe von z. B. August 2016 bis Oktober 2016 oder 08/2016 – 10/2016. Am wichtigsten zwar ist, dass der Monat des Abschlusses/der Fertigstellung der Leistung (= Monat der Leistungserbringung) angegeben ist. Bei mehrmonatigen Projekten sollte aber auch der gesamte Leistungszeitraum angegeben werden, insbesondere wenn die Leistung jahresübergreifend erbracht wurde.

Sollten Rechnungen korrigiert werden, so muss in den Rechnungen selbst hervorgehen werden, dass diese eine Rechnungskorrektur darstellen. Es muss also in der Rechnung selbst aufgeführt sein, dass die Rechnung „die vorhergehende Rechnung mit der Nummer … vom … berichtigt oder ersetzt“ sowie die Angabe des Datums, an dem die Rechnung korrigiert wurde.

Bei Fragen stehen wir Ihnen immer zur Verfügung. Wiederkehrende Fragen werden in den Guide aufgenommen. Sollten relevante Änderungen eingeführt werden, werden wir selbstverständlich darauf hinweisen. Bitte beachten Sie, dass neben der Qualität der Arbeit auch die Einhaltung der hier genannten Kriterien bei der Auftragsvergabe ausschlaggebend ist.